• ul. Kłosowa, 63-410 Ostrów Wielkopolski

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej trzeba powierzyć fachowej instytucji

Obecna dokumentacja jest bardzo zróżnicowana, gdy chodzi o jej wartość poznawczą lub zastosowanie do zwykłego funkcjonowania danej jednostki budżetowej. Sprawozdanie i bilans roczny po po jakimś czasie nie mają już prawie żadnego wpływu dla przyszłego rozwoju dużego zakładu ale za to stanowią fantastyczne źródło archiwalne.

Dokument

Autor: hierher
Źródło: http://www.flickr.com
Rachunek, raport kasowy, zbiorcze zestawienie obrotów na rachunku bankowym czy inny jednostkowy dowód księgowy, mają najczęściej bardzo wymierny, użyteczny, bo dowodowy przymiot dla instytucji ale minimalny dla pracownika archiwum. Dlatego zgodnie z prawem kategoryzujemy dokumentację na zbiory archiwalne, zakwalifikowane do wieczystego składowania, jak również na dokumentację której się nie przechowuje, którą należy zdematerializować po upływie właściwego okresu składowania.

Taki podział wspomaga proces postępowania z odrębnymi kategoriami archiwalnymi akt podczas ich gromadzenia, układania, zapisywania i przechowywania w składnicy akt. Wówczas gdy dokumentacja niestanowiąca akt archiwalnych utraci swoją funkcjonalność do celów dowodowych, podlega brakowaniu to znaczy – przekazaniu do punktu skupu makulatury lub zlikwidowanie. Pozbywanie się dokumentów jest jedną z istotniejszych

Dokumenty

Autor: TintedLens-Photo
Źródło: http://www.flickr.com

czynności archiwizujących – odnośnik. Przeprowadzone niezgodnie z obowiązującymi przepisami brakowanie dokumentów może spowodować nieodwracalne skutki. Fachowe niszczenie dokumentów to działania, które należy wykonać sumiennie, z dużą rozwagą, z poczuciem odpowiedzialności i ze świadomością, że treści zniszczonych akt nie da się odzyskać. W jednostkach państwowych i samorządowych, po uzyskaniu jednorazowej akceptacji na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej, następuje ich faktyczne zabranie z zasobu archiwalnego.

Natomiast każde pisma posiadające informacje personalne pozwalające na identyfikację osób np. formularze osobowe, druki L4, przelewy i wyciągi bankowe – zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, należy zlikwidować w taki sposób żeby nie było szansy ich odratowania – odwiedź stronę autora. Z tych powodów najlepiej jest skorzystać z usług wyspecjalizowanych firm dysponujących porządnymi maszynami do niszczenia dokumentacji. Do zbiornicy surowców wtórnych trzeba oddać wyłącznie nieaktualne archiwalia jawne.