• ul. Kłosowa, 63-410 Ostrów Wielkopolski

W jaki sposób wydajnie i bezpiecznie stworzyć obieg firmowych dokumentów

W każdej firmie, nawet małej, niezbędne jest archiwizowanie i gromadzenie różnych dokumentów. Należą do nich wszystkie faktury zakupowe, sprzedażowe i przeróżne pisma od urzędów albo klientów. Jeśli firma jest niewielka, to w zupełności powinno wystarczyć kilka segregatorów, jednak wraz z jej rozwojem pojawić się może kilka kłopotów.

Efematic

Autor: Efematic
Źródło: http://efematic.pl/
Po pierwsze dokumenty zajmują dużo miejsca, lecz dobrze zaplanowane archiwum tę sprawę rozwiąże. Drugim problemem, który może się pojawić w chwili, gdy dokumentów zrobi się dużo, jest ich obieg w firmie i dostęp do nich przez wszystkich pracowników. Dokumenty w formie papierowej przenosi się między pokojami, a niestety sprzyja to ich zniszczeniu lub zagubieniu.

Czasami wystarczy choroba jednego z pracowników, aby zastopować przez zagubienie jakiejś umowy czy faktury jakieś ważne decyzje. Dlatego też doskonałym rozwiązaniem tego problemu, używanym przez coraz większą liczbę przedsiębiorców, jest cyfrowy obieg dokumentów. Dzięki wdrożonym procedurom i wykorzystaniu profesjonalnych programów można bardzo poprawić pracę wielu pracowników, którzy pracują z firmowymi dokumentami.

Uruchomienie takiego projektu wymagać będzie od zatrudnionych zmiany przyzwyczajeń, a także trochę więcej prac na początku, lecz korzyści dość szybko powinny być zauważone. Podstawową sprawą, jaka będzie główną częścią sprawnie działającego systemu jest skanowanie faktur (rekomendują nas) i wszystkich innych dokumentów, które mogą się w firmie pojawić. Ma to na celu wykonanie kopii do postaci cyfrowej, z jaką można już robić wszystko. Nowoczesne systemy do obiegu dokumentów pozwalają na ustawianie uprawnień na widoczność dokumentów na każdym etapie pracy nad nimi, a poza tym automatyzują przepływ informacji pomiędzy działami w firmie. Znacznie poprawiają również kontrolę, w zasadzie w każdej chwili jest wiadomo, gdzie znajduje się dokument i jakie czynności zostały na nim wykonane. Uruchomienie takiego obiegu dokumentów z pewnością usprawni działania firm, które zdecydowały się na tego typu rozwiązanie.