Archiwizacja dokumentów w firmie, w jaki sposób prawidłowo przygotować najlepsze miejsce do tego.

Każda firma generuje w czasie swojej działalności sporo dokumentów. Sporą ich część przechowuje się w formie papierowej, a zgodnie z regulacjami prawnymi czas ten może nawet wynieść parę lat. Dlatego też w każdej firmie powinno znajdować się odpowiednie pomieszczenie, w jakim będzie się trzymać dokumentację, lecz również różnego rodzaju instrukcje obsługi, karty gwarancyjne i tym podobne papiery.

Archiwum dokumentów
Autor: Texas State Library and Archives Commission
Źródło: http://www.flickr.com
Takie pomieszczenie musi być odpowiednio suche, tak żeby zbyt duża wilgoć nie mogła zaszkodzić dokumentom, a jednocześnie zamykane przed niepowołanym dostępem pracowników. W większych przedsiębiorstwach takie archiwa mają dodatkowo zamontowane układy przeciwpożarowe, które chronią zawartość jeśli się pojawi jakiś pożar. W związku z tym że dokumentów niekiedy bardzo szybko przybywa, to praktycznym wyjściem będzie regularne przekazywanie starszych do jakiegoś niezależnego archiwum. Przechowywanie wszystkiego w swojej firmie może spowodować zajęcie niemałego niekiedy pomieszczenia, po przeliczeniu całości może się okazać, że zewnętrzne usługi będą tańsze.



Segregatory
Autor: Gareth Saunders
Źródło: http://www.flickr.com
Jeśli jednak ktoś chce wszystkie dokumenty trzymać w firmie, to trzeba się dobrze przygotować do tego. Archiwum musi mieć wystarczającą liczbę półek, na jakich wszystko będzie układane. Jeśli będzie to możliwe, to warto półki zamontować do samej góry i kupić niewielką drabinkę, żeby można było sięgnąć do najwyższych. Ważne jest także to, w czym dokumenty będzie się przechowywać - najczęściej będą to pudła i segregatory. Coraz częściej spotykaną praktyką jest robienie ich na zamówienie, z odpowiednimi opisami i w wymaganej grubości - z reguły producent segregatorów (Milo segregatory - sprawdź ofertę) i pudeł nie powinien robić z tym żadnego problemu. Ponieważ składając takie zamówienie wszystko robione będzie indywidualnie, to można pomyśleć również o przygotowaniu innych firmowych produktów, takich jak na przykład pudełka reklamowe (zobacz więcej na stronie www), długopisy czy inne gadżety. Bardzo się one przydają przy okazji kontaktów z klientami, więc powinno się je w swojej firmie posiadać, szczególnie, że ich koszty produkcji nie są jakieś wygórowane.