• ul. Kłosowa, 63-410 Ostrów Wielkopolski

Archiwizacja dokumentów w firmie, w jaki sposób prawidłowo przygotować najlepsze miejsce do tego.

Każda firma generuje w czasie swojej działalności sporo dokumentów. Sporą ich część przechowuje się w formie papierowej, a zgodnie z regulacjami prawnymi czas ten może nawet wynieść parę lat. Dlatego też w każdej firmie powinno znajdować się odpowiednie pomieszczenie, w jakim będzie się trzymać dokumentację, lecz również różnego rodzaju instrukcje obsługi, karty gwarancyjne i tym podobne papiery.

Archiwum dokumentów

Autor: Texas State Library and Archives Commission
Źródło: http://www.flickr.com
Takie pomieszczenie musi być odpowiednio suche, tak żeby zbyt duża wilgoć nie mogła zaszkodzić dokumentom, a jednocześnie zamykane przed niepowołanym dostępem pracowników. W większych przedsiębiorstwach takie archiwa mają dodatkowo zamontowane układy przeciwpożarowe, które chronią zawartość jeśli się pojawi jakiś pożar. W związku z tym że dokumentów niekiedy bardzo szybko przybywa, to praktycznym wyjściem będzie regularne przekazywanie starszych do jakiegoś niezależnego archiwum. Przechowywanie wszystkiego w swojej firmie może spowodować zajęcie niemałego niekiedy pomieszczenia, po przeliczeniu całości może się okazać, że zewnętrzne usługi będą tańsze.

Po przejrzeniu tego tekstu nęci Cię, aby pozostawić na naszej stronie swoje komentarze na nasz temat? Nie wahaj się! Każda opinia jest dla nas kluczowa.

Segregatory

Autor: Gareth Saunders
Źródło: http://www.flickr.com

Jeśli jednak ktoś chce wszystkie dokumenty trzymać w firmie, to trzeba się dobrze przygotować do tego. Archiwum musi mieć wystarczającą liczbę półek, na jakich wszystko będzie układane. Jeśli będzie to możliwe, to warto półki zamontować do samej góry i kupić niewielką drabinkę, żeby można było sięgnąć do najwyższych. Ważne jest także to, w czym dokumenty będzie się przechowywać – najczęściej będą to pudła i segregatory. Coraz częściej spotykaną praktyką jest robienie ich na zamówienie, z odpowiednimi opisami i w wymaganej grubości – z reguły producent segregatorów (Milo segregatory – sprawdź ofertę) i pudeł nie powinien robić z tym żadnego problemu. Ponieważ składając takie zamówienie wszystko robione będzie indywidualnie, to można pomyśleć również o przygotowaniu innych firmowych produktów, takich jak na przykład pudełka reklamowe (zobacz więcej na stronie www), długopisy czy inne gadżety. Bardzo się one przydają przy okazji kontaktów z klientami, więc powinno się je w swojej firmie posiadać, szczególnie, że ich koszty produkcji nie są jakieś wygórowane.