Jak najlepiej zorganizować obieg dokumentów firmowych, do czego przydają się systemy workflow.

W dużych przedsiębiorstwach które robią spore ilości zakupów codziennie może się pojawiać pewna ilość faktur. Dostarczane są one różnymi sposobami, czasami będzie to wraz z dostawą, czasem równolegle pocztą czy mailem, a czasami może to być nawet parę tygodni po dokonaniu zakupu. Niekiedy pojawia się ich większa ilość w niektórych okresach czasu, przeważnie to będzie końcu miesiąca, gdy spora ilość firm dopełniała będzie formalności z poprzedniego okresu.

dokumenty

Autor: Dvortygirl
Źródło: http://www.flickr.com

Ręczne przetwarzanie tak dużej liczby dokumentów nie tylko wymagać będzie dużych zasobów ludzkich, ale dodatkowo może powodować liczne opóźnienia i błędy. A z kolei to będzie się przekładało na dalsze procesy, w tym na ściąganie należności od klientów. Dlatego też firmy w wielu przypadkach podejmują decyzję o wdrożeniu specjalnego oprogramowania, jakie może im pomóc w odpowiednim zarządzaniu zakupowymi fakturami i innymi dokumentami, jakie pojawiają się w firmie. Za jego pomocą procesy kontroli i ewidencji dokumentów są przeprowadzane znacznie sprawniej, a poza tym wymagają dużo mniejszych pracowniczych zasobów. Oprogramowanie wspierające workflow faktur – odwieź www – w zależności od producenta może posiadać rozmaite funkcjonalności, lecz niektóre elementy są obecne praktycznie wszędzie – więcej możesz zobaczyć tutaj. Najważniejszą rzeczą będzie opcja wykonywania skanów dokumentów żeby je można było przechowywać w elektronicznej postaci. Coraz więcej dokumentów dostarczanych jest pod taką postacią, jednak te w wersji papierowej przerobić trzeba na cyfrową w celu możliwości dalszego zarządzania nimi.

komputer

Autor: Innalibra
Źródło: http://www.flickr.com

Bardzo przydatny tu też jest mechanizm odczytywania tekstów ORC, dzięki niemu treść poszczególnych dokumentów widoczna od razu będzie bez konieczności niewdzięcznego ich przepisywania przez pracowników. Przeważnie takie systemy posiadają również możliwość zintegrowania ze stosowanymi w firmach programami ERP. Przez to faktury zarejestrowane w systemie workflow będą również dostępne w reszcie działów, przykładowo w przyjęciach albo księgowości. Przy całej firmie zyski z tego, że dokumenty wprowadzane są od razu daje ogromnie dużo korzyści – .