• ul. Kłosowa, 63-410 Ostrów Wielkopolski

Jak nowoczesne oprogramowanie może się przyczynić do dużego zmniejszenia ilości segregatorów w wielu firmach.

W dużej ilości firm można do dnia dzisiejszego zobaczyć ogromne segregatory, w jakich przechowuje się wszystkie wystawione dokumenty. Jeśli firma należy do większych, to i samych dokumentów będzie sporo, czasami trzeba przeznaczyć na nie całkiem spore pomieszczenie.

księgowa

Autor: NATO E-3A Component
Źródło: http://www.flickr.com

Lecz obecnie nie jest to już konieczne, bo w ostatnim czasie obowiązujące przepisy zaczęły dopasowywać się do współczesnych możliwości technologicznych i cyfrowa ewidencja przy spełnieniu paru warunków jest jak najbardziej możliwa i dopuszczalna. Oczywiście będzie również znacznie wygodniejsza, bo z firmowego archiwum spokojnie będą mogły zniknąć najróżniejsze segregatory z raportami, rachunkami i fakturami. Oczywiście przejście na elektroniczną archiwizację będzie się wiązało z koniecznością wdrożenia odpowiedniego oprogramowania i wykonaniu zmian organizacyjnych w firmie. Będą z tym związane jakieś koszty, lecz zalety takiego rozwiązania są tak duże, że bardzo szybko poniesione wydatki się zwrócą, a firma zacznie pracować bardziej efektywnie i wydajnie.

Obecnie zdecydowana większość oferowanych systemów typu ERP pozwala na prowadzenie kompleksowej archiwizacji dokumentów w cyfrowej postaci.

faktury online

Autor: encuentroedublogs
Źródło: http://www.flickr.com

Możliwa jest więc pełna obsługa faktur w wersji cyfrowej, łącznie z wysyłaniem ich klientom za pomocą poczty elektronicznej, oraz wysyłanie utworzonych deklaracji do urzędów. Przez to, że praktycznie wszystkie kopie dokumentów dostępne są z poziomu programu, to nie trzeba będzie ich drukować za każdym razem i gromadzić w segregatorach. Dla urzędu skarbowego wystarczy, jeżeli kopia tych wydruków będzie przechowywana na dysku lub płycie CD, a przy jakiejś kontroli po prostu da się do zarchiwizowanych danych sięgnąć. Spora część programów pozwala również na rejestrację i archiwizowanie wszystkich dokumentów pojawiających się w firmie, czy będą to faktury zakupowe, oferty czy na przykład zamówienia. Dzięki temu, że zostają one trzymane pod postacią cyfrową, to dostęp do nich jest dużo prostszy, poza tym ma się dużo więcej kontroli nad tym, kiedy i kto realizował na nich jakieś działania.