O organizowaniu konferencji

Perfekcyjnie zorganizowana konferencja to idealna reklama dla firmy szkoleniowej. Tego typu wydarzenie wymaga skoordynowania wielu działań w niedługim okresie czasu. Jak poradzić sobie z takim zleceniem, jeśli pracujemy w firmie eventowej od niedawna i jest to nasze pierwsze zadanie?


Do tego typu zadania najrozsądniej podejść jak do projektu. Należy bowiem wykonać określone działania, aby uzyskać zamierzony cel, jakim będzie w tym wypadku organizacja udanej konferencji. Naturalnie zawsze, zazwyczaj ograniczają nas pewne ramy czasowe, więc musimy dobrze zaplanować swoje działania, żeby dotrzymać najważniejszych terminów.

Przyjmijmy, że robimy konferencję naukową dla przedstawicieli branży kosmetycznej. Co powinniśmy zrobić najpierw? Przede wszystkim powinniśmy ustalić konkretną datę konferencji , a także czas jej trwania. Przeważnie temat tego typu eventów jest z góry określony przez klienta, jednak zdarza się, że także ten element będzie zależał od nas. Wówczas należy zasięgnąć porady u specjalistów z danej branży i określić, jaki zakres tematyczny będzie najlepszy dla uczestników konferencji.

Jeśli mamy już potwierdzony termin, musimy rozpisać budżet imprezy. To bardzo ważne, abyśmy szczegółowo wiedzieli, ile pieniędzy możemy przeznaczyć na całe przedsięwzięcie. Jeśli nie musimy zbytnio ciąć kosztów, można zastanowić się nad zaplanowaniem konferencji w górach .
Zakopane
Autor: Pawel Pacholec
Źródło: http://www.flickr.com
Przykładowo Białka Tatrzańska to godna polecenia miejscowość, która zapewne przypadnie do gustu gościom. W miejscowości turystycznej łatwiej jest zapewnić gościom dodatkowe atrakcje w przypadku, gdy konferencja trwa cały weekend.
Gdy jesteśmy już pewni terminu i budżetu, powinniśmy wstępnie dokonać rezerwacji w hotelu. Najlepiej jest wybrać sprawdzony hotel, który posiadanowoczesne sale konferencyjne w górach i ma pozytywną opinię. Wiele hoteli posiada w swojej ofercie organizację konferencji, jednak należy sprawdzić zawczasu, czy sala jest odpowiednio wyposażona w sprzęt multimedialny oraz wygodne siedzenia.

Gdy zaprosimy już prelegentów i ustalimy szczegółowy program konferencji, musimy wtedy potwierdzić rezerwację w wybranym ośrodku (zobacz ceny). Nie zapomnijmy także o wydrukowaniu odpowiednich materiałów pokonferencyjnych dla każdego prelegenta oraz plakietek z imionami. Kiedy mamy już wszystko ustalone, możemy być pewni, że konferencja będzie udana.