Jak najlepiej zorganizować obieg dokumentów firmowych, do czego przydają się systemy workflow.
Ręczne przetwarzanie tak dużej liczby dokumentów nie tylko wymagać będzie dużych zasobów ludzkich, ale dodatkowo może powodować liczne opóźnienia i błędy. A z kolei to będzie się przekładało na dalsze procesy, w tym na ściąganie należności od klientów. Dlatego też firmy w wielu przypadkach podejmują decyzję o wdrożeniu specjalnego oprogramowania, jakie może im pomóc w odpowiednim zarządzaniu zakupowymi fakturami i innymi dokumentami, jakie pojawiają się w firmie. Za jego pomocą procesy kontroli i ewidencji dokumentów są przeprowadzane znacznie sprawniej, a poza tym wymagają dużo mniejszych pracowniczych zasobów. Oprogramowanie wspierające workflow faktur – hiperłącze do serwisu – w zależności od producenta może posiadać rozmaite funkcjonalności, lecz niektóre elementy są obecne praktycznie wszędzie – więcej możesz zobaczyć tutaj. Najważniejszą rzeczą będzie opcja wykonywania skanów dokumentów żeby je można było przechowywać w elektronicznej postaci. Coraz więcej dokumentów dostarczanych jest pod taką postacią, jednak te w wersji papierowej przerobić trzeba na cyfrową w celu możliwości dalszego zarządzania nimi.
Bardzo przydatny tu też jest mechanizm odczytywania tekstów ORC, dzięki niemu treść poszczególnych dokumentów widoczna od razu będzie bez konieczności niewdzięcznego ich przepisywania przez pracowników. Przeważnie takie systemy posiadają również możliwość zintegrowania ze stosowanymi w firmach programami ERP. Przez to faktury zarejestrowane w systemie workflow będą również dostępne w reszcie działów, przykładowo w przyjęciach albo księgowości. Przy całej firmie zyski z tego, że dokumenty wprowadzane są od razu daje ogromnie dużo korzyści – .
